第140届广交会10月15日至11月4日分三期在广州举办，3.2万家参展企业里优质企业超过1.1万家。对参展的外贸企业来说，接下来二十多天是备展冲刺，而我们想提醒的是另一件容易被排到后面的事：单证档案室。备展会新产生一大批参展资料，展会期间合同和报关单证接着往外冒，档案室不提前理顺，年底一定是一本乱账。这一篇就讲讲怎么在开幕前把档案室理出个头绪。
先把分类立起来。外贸企业的档案大体四类：参展资料，含展位合同、展品清单、宣传物料样本；合同单证，含销售合同、形式发票、信用证；报关单证，含报关单、提单、原产地证；样品档案，含样品出入库记录和客户确认件。四类载体混在一个柜子里的企业不在少数，调一份两年前的提单要翻半天，赶船期的时候这就是耽误事的大头。分类定了，后面的装具、标签、上架顺序才有依据。
宁波市一家外贸企业的做法值得参考。这家企业历年广交会一场没落，累计参展64届，单证量逐年累积。去年参与其档案室整理时我们粗算过，历届展会相关的单证装满了几十米长的密集架。整理分三步：先按四类分库分区，再按展会届次和年度顺序上架，最后给每列密集架贴上区段标签，调阅时按届次定位，报出一个年份就能走到列前。合同和报关单证利用率高，放在密集架中段顺手的位置；历年样品档案利用率低，上架到高位层。库房同步做了防火防潮两件事：灭火配置避开用水型，除湿设备守住湿度下限，南方城市的梅雨季对纸质单证从来不客气。
给备展中的外贸企业三个来得及的动作。一是新产生的参展资料当场按类归集，装盒贴签，别堆到展会结束后一起补，到时候连哪张合同对应哪个客户都要靠回忆。二是把上届展会用过的客户资料和报价单提前调出来核对归位，展会上接到询盘要能马上回溯历史报价，快一分钟就多一分成算。三是库房容量吃紧的，趁备展前两周把密集架的间隙再压缩一轮，密集架的价值就是把通道折叠起来换存储量，平时留一列作业通道就够。真不够用就先做加减法，过期目录和重复样本清出一批，比急着添柜子更划算。
商务部数据显示，前8个月我国进口增长22%，为2021年以来最快。外贸流水越快，单证档案越多，档案室跟得上，业务才跟得上。展会开完那一刻再想起来整理，就已经晚了半个月。
具体条款以官方发布原文为准。河北盛美智能集团股份有限公司智慧档案库房方案见 www.shengmeigroup.com。
